Hacia la Administración Electrónica: Gestión Documental Electrónica en la UNC


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Hacia la Administración Electrónica: Gestión Documental Electrónica en la UNC

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Daniel Bollo 7 Rep.

Las administraciones públicas son las organizaciones que más documentos generan y gestionan. En esta Universidad, los trámites se reflejan, en su gran mayoría, en expedientes, notas y contenedores de información similares, quedando así formalizada, registrada y conservada la gestión institucional. La actividad institucional es compleja y necesariamente implica relaciones de coordinación entre diversas áreas, por lo que es imprescindible adoptar una mirada de proceso para dar cuenta de esa complejidad.
Actualmente, operando sobre base papel, los miles de documentos anuales que se generan internamente, son también miles de papeles, carpetas y folios. Aun en los sistemas supuestamente digitalizados, se trata de documentos en papel que se producen en el procesador de textos de una computadora, se imprimen para cumplir con ciertas normas —o simples hábitos— y luego se escanean para consulta o uso posterior.
El modelo de gestión cuya documentación respaldatoria es expresada en soporte papel, conlleva:
-Utilización de espacios físicos afectados a la conservación y custodia de la documentación
-Afectación de personal al traslado físico de la documentación
-Destinar fondos para la adquisición del soporte papel y los medios necesarios para la impresión
-Definición de procesos con etapas secuenciales consecutivas, generando tiempos improductivos en el proceso
-Impacto ambiental que produce el consumo de papel

La gestión documental digital, imprescindible para acercarse a la administración electrónica, implica, además de “despapelizar”, establecer sistemas de información actualizados que permitan hacer uso de las herramientas informáticas para acelerar procesos, bajar costos, mejorar servicios, aumentar la eficiencia y mostrar una mayor transparencia para optimizar la gestión documental, el acceso a la información, la reducción de los plazos administrativos y el seguimiento de cada expediente.

De esta forma, para poder avanzar en la dirección de la administración electrónica, es necesario un replanteo de la gestión de documentos, aprovechando las ventajas de la nueva lógica administrativa que aportan los sistemas informáticos, para que no solo se pasen a soportes informáticos los papeles, sino que se ordenen los procesos de creación, modificación, circulación, registro y guarda de la documentación. Este conjunto de herramientas informáticas, conocido como sistema de gestión documental electrónica, es la base sobre la que deben apoyarse las iniciativas de administración electrónica para alcanzar sus objetivos de transparencia y eficiencia. Por lo general, un sistema electrónico de gestión de documentos opera sobre:
-La creación de documentos electrónicos (con un único autor o elaborados en forma colaborativa).
-La clasificación y organización de la documentación.
-La validación o autenticación de documentos electrónicos (por ej., a través de la firma digital).
-El almacenamiento, registro y guarda o archivo de los documentos (plazos, formatos, etc.)
-El mantenimiento seguro de la documentación.
-La recuperación o consulta de la información contenida en documentos electrónicos.
-El flujo o circulación de los documentos entre distintos usuarios u oficinas.

Debe tenerse en cuenta, además, que las tecnologías no solo generan por sí mismas la modernización de procesos y herramientas, sino que son un potente agente cristalizador del cambio cultural que suele acompañar una implementación exitosa de los procesos rediseñados. Una vez que una tecnología ha sido implantada con éxito, y a través de ella se han formalizado nuevos procesos y prácticas de trabajo, se torna difícil retroceder, pues las organizaciones las incorporan a su comportamiento y forma de operar. Sin embargo, la tecnología no puede transformar por sí misma la administración, pero la administración no puede ser transformada sin la ayuda de la tecnología. De esta forma, la gestión documental electrónica resulta una condición necesaria, aunque no suficiente, para establecer un cambio de raíz en la administración de esta Universidad. El cambio organizacional en este sentido es prioritario e ineludible, y para ello se requiere la decisión política para implementar la transformación.

La UNC está iniciando -Mayo de 2017- la implementación de un sistema de este tipo, buscando reducir la dependencia del soporte papel en sus procesos internos y sus consecuencias: secuencialidad, lentitud, inseguridad, consumo de espacio físico, etc., avanzando en el proceso de despapelización, hasta el reemplazo total de los expedientes en papel por sus equivalentes electrónicos. Se busca así:
– Disminuir la utilización del soporte papel para la expresión de la documentación institucional
– Reducción de la afectación de espacios físicos para la conservación y custodia de la documentación
– Reducción de la afectación del personal para el traslado de las actuaciones físicas
– Reducción de los tiempos implicados en los diversos procesos actuales
– Brindar seguridad y trazabilidad a las operaciones
– Reducción de los fondos afectados a la adquisición del soporte papel y los medios necesarios para la impresión.
Esto requiere cambios profundos, no solo en los procesos, sino, además, en la cultura organizacional, e implica el uso de herramientas y tecnologías aún no difundidas en la UNC, como firma digital y expediente digital.

El objetivo planteado encuentra su justificación en las siguientes razones:
-Transparencia. Al dar acceso a la información sin las molestias y exigencias que generan el acceso al expediente físico, la gestión se hace más transparente y responsable, garantizando el derecho de la sociedad a conocer los actos de una organización pública como esta Universidad. El acceso web a los trámites potencia esta característica al permitir la consulta, operación y acceso a distancia por parte del personal universitario y los ciudadanos.

-Gestionar más racionalmente los recursos. La gestión documental electrónica facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones indeseadas como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, duplicaciones en datos, etc.

-Gestión más eficiente de los recursos económicos;
1. Al ahorrar la impresión y traslado de carpetas, folios y hojas de papel, con lo que ello implica a nivel de asignación de espacio físico y recursos para su cuidado y archivo.
2. La reducción de costos que significa adoptar un sistema cuyo desarrollo y mantenimiento fue asumido por el gobierno nacional, sin que esto implique dependencia para la UNC, al contar con las herramientas para soportarlo y modificarlo en caso necesario.

-Incrementar la productividad y mejorar la disponibilidad y accesibilidad. Se incrementa la productividad institucional con el valor añadido del rápido acceso a la información, al tener acceso inmediato a toda la documentación necesaria para la actividad administrativa.
-Reemplazar ComDoc. Desde el año 2008 esta Universidad utiliza para el seguimiento de sus expedientes en papel, el sistema Comdoc, desarrollado en el Ministerio de Economía de la Nación y gestionado para las Universidades Nacionales por el SIU (Sistemas de Información Universitarios). Este sistema sería dado de baja por la Administración Pública Nacional, en cuyo caso carecerá de mantenimiento y actualización a partir de su reemplazo por GDE, por lo que es necesario encontrar un sustituto para él.

-Mejorar la comunicación y difusión de la información. El módulo de comunicaciones, facilita la difusión y notificación de resoluciones y demás normas a todo nivel, de manera inmediata. A su vez, existiendo la necesidad de responder a requerimientos y solicitud de diversa información por parte de organismos e instituciones externas, se pueden resolver estos requerimientos de manera digitalizada, mejorando la disponibilidad de esa información.

-Uniformidad de procedimientos. Se puede aprovechar el análisis de los procesos para avanzar en la uniformidad de los procedimientos administrativos de la UNC, definiendo niveles de responsabilidades, asignando roles, fijando pautas de información, estableciendo el adecuado sistema de control, asegurando la auditabilidad de todo el proceso, etc. Además, es posible enriquecer nuestros procedimientos al adoptar un software que incorpora las mejores prácticas recogidas de sus múltiples instalaciones, con la flexibilidad que ello implica. Este objetivo es particularmente relevante para las Facultades, buscando la secuencia de actividades más eficiente para los diferentes trámites que se llevan a cabo en ellas.

-Agilizar la recopilación de información para la formación de registros. El módulo de creación de registros, en base al llenado de formularios, facilita y agiliza la inscripción, recopilación de datos o generación de colectivos que requieren de una actividad determinada. Así, por ejemplo, la tarea de inscripción y constitución de un registro de proveedores se vería notablemente facilitada.

-Control de gestión. La necesidad de control de tiempos de atención a gestiones y trámites se cubre al facilitarse su seguimiento a través de reportes al efecto.

La plataforma tecnológica imprescindible para llevar a cabo los objetivos declarados, podría constituirse sobre el sistema Gestión Documental Electrónica (GDE) que es utilizado por el gobierno nacional e implementado para todas sus dependencias a partir del decreto 561/2016 como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional.
Si bien este decreto no abarca a las Universidades Nacionales en cuanto a la exigencia de su uso, vemos su implementación como una oportunidad, ya que se trata de una aplicación informática que cuenta con la madurez necesaria -ya ha sido debidamente probada y mejorada por la utilización por parte del gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires desde el año 2009. A su vez, el sistema sería transferido a la UNC para su implementación local, lo que asegura el total control de la UNC sobre el contenido de las bases de datos y accesos al sistema.

El proyecto incluye las siguientes acciones:
– Adaptar la normativa
Este proyecto implica un cambio profundo en la operatoria de la gestión administrativa de la UNC y muchos de esos cambios no están contemplados por las normas actuales, por lo que se deberá estudiar, proponer y elevar, para su aprobación, los correspondientes proyectos de modificación o reemplazo de las resoluciones y ordenanzas vigentes a fin de contener la nueva operatoria institucional. Cuestiones como foliado, tomar vista, notificaciones, firma, comunicaciones, protocolización, etc., deberán ser repensadas y receptadas por la legislación interna de la UNC para asegurar la viabilidad institucional del objetivo.

-Adecuar y documentar procedimientos administrativos
Es imprescindible que un equipo de analistas funcionales releve, adecue y documente cada uno de los procedimientos que se llevan a cabo en la Universidad, para luego incluirlo en el sistema GDE. A su vez, comprender la forma de hacer (know how) y las reglas de negocio incluidas en un software que está prestando servicio en múltiples dependencias públicas del país, debería permitir analizar e incluir mejoras y cambios en nuestros propios procesos.
Las Facultades, actores claves de los procedimientos administrativos de esta Universidad y con procesos administrativos internos propios, formarán parte de la etapa de relevamiento y adecuación de estos, buscando, además, su uniformidad.

-Capacitar a los usuarios del sistema
La implementación del sistema exige que los futuros usuarios sean capaces de utilizarlo, para lo cual se requiere su capacitación. Esta actividad, por la cantidad de usuarios, deberá planificarse adecuadamente en cuanto a las áreas o procesos prioritarios, así también como las aulas con computadoras que insumirá dicha capacitación. El Departamento de Informática podría tomar a cargo este aspecto, dado que cuenta con la experiencia e infraestructura necesaria.

-Coordinación de las actividades y tareas del personal universitario
La implementación del modelo de gestión institucional electrónica impactará fuertemente en el personal universitario involucrado funcionalmente en los diversos procesos administrativos. En pos de asegurar la sustentabilidad de los cambios en el tiempo, es imprescindible afrontar la coordinación de las actividades y tareas a cumplimentar dentro de los procesos institucionales y la resignificación de las funciones del personal. Este impacto, debe ser acompañado con una fuerte política de capacitación para el desarrollo de nuevas competencias por parte del personal universitario.

-Desplegar y asegurar la infraestructura tecnológica necesaria
El software GDE es solo una parte de la tecnología que se necesita incorporar. El conjunto de servidores donde radicará, las redes internas, las máquinas clientes, los sistemas operativos, de monitoreo, de seguridad, y administración de base de datos, también deben incorporarse en el alcance del proyecto, si bien se trata de un sistema web, por lo que requiere, para sus usuarios, máquinas de performance menor.

-Implementar un software que abarque e integre todas las áreas de la Universidad
El software a implementar (GDE) será provisto por el Ministerio de Modernización del gobierno nacional con sus programas fuente incluidos, lo que garantiza su sustentabilidad, permitiendo, en caso de ser necesario, que la Universidad pueda continuar con su mantenimiento en caso de cambios de políticas o falta de actualización y/o mantenimiento por parte del gobierno.

-Difundir y comunicar
En una primera instancia se debe planificar, con especialistas en la materia, la comunicación a todo el personal universitario afectado respecto del alcance y objetivos del proyecto. La instancia de motivación exige, además, involucrar al personal como parte de los cambios. Para ello, se debe generar e institucionalizar el espacio de trabajo colectivo donde sean escuchados y todas sus propuestas sean debidamente tenidas en cuenta.

Fernanda Cocco contestada
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    Fernanda Cocco 100 Rep.

    Exige un cambio cultural en la Universidad!!

    Seguimos pensando el trabajo apegado a los papeles!!

    Excelente aporte!!

    Fernanda Cocco contestada
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